Xuất khẩu hàng hóa là một hoạt động quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, góp phần mở rộng thị trường, tăng trưởng doanh thu và thúc đẩy phát triển doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thực hiện một thương vụ xuất khẩu thành công, doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình chặt chẽ từ khâu chuẩn bị chứng từ đến khi hàng hóa được vận chuyển đến tay đối tác quốc tế. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa từ A đến Z giúp doanh nghiệp nắm bắt tổng thể và vận hành hiệu quả.
Quy trình xuất khẩu hàng hóa là gì?
Quy trình xuất khẩu hàng hóa là tập hợp các bước cần thiết để đưa sản phẩm từ doanh nghiệp Việt Nam ra thị trường quốc tế. Mỗi bước trong quy trình đều có ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao hàng, chi phí, tính hợp pháp và khả năng thanh toán.
Nghiên cứu thị trường và lựa chọn sản phẩm xuất khẩu
Trước khi xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần:
-
Phân tích thị trường nước nhập khẩu: nhu cầu tiêu dùng, giá cả, tiêu chuẩn kỹ thuật, rào cản thương mại.
-
Chọn sản phẩm phù hợp để xuất khẩu: ưu tiên mặt hàng có tiềm năng như nông sản, thủy sản, dệt may, gỗ,…
-
Đánh giá khả năng cung ứng: kiểm tra năng lực sản xuất, quy chuẩn bao bì, và nguồn nguyên liệu đầu vào.
Tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng ngoại thương
Sau khi chọn được sản phẩm, bạn cần:
-
Tìm kiếm đối tác nhập khẩu thông qua sàn thương mại điện tử B2B, hội chợ quốc tế, thương vụ Việt Nam ở nước ngoài.
-
Gửi thư chào hàng: thể hiện sản phẩm, hình ảnh, thông số kỹ thuật, giá FOB/CIF, thời gian giao hàng,…
-
Đàm phán và ký hợp đồng xuất khẩu:
-
Điều kiện Incoterms: CIF, FOB, DAP,…
-
Phương thức thanh toán: T/T, L/C,…
-
Điều khoản trách nhiệm và nghĩa vụ các bên.
-
Chuẩn bị hàng hóa
Doanh nghiệp cần đảm bảo hàng hóa đúng chủng loại, quy cách như đã cam kết trong hợp đồng. Các bước gồm:
-
Sản xuất hoặc thu mua hàng hóa
-
Kiểm tra chất lượng, đóng gói và bao bì đúng chuẩn quốc tế
-
Gắn nhãn mác, mã HS, mã vạch phù hợp quy định nước nhập khẩu
-
Lưu kho và chuẩn bị xuất
Đối với một số loại hàng đặc biệt như thực phẩm, nông sản, hàng nguy hiểm, cần thực hiện thêm bước kiểm dịch, hun trùng hoặc xin giấy phép xuất khẩu chuyên ngành.
Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu
Chứng từ xuất khẩu cần thiết bao gồm:
-
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
-
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
-
Phiếu đóng gói (Packing List)
-
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – tùy thị trường: Form A, D, E, VK,…
-
Vận đơn (Bill of Lading / Air Waybill)
-
Chứng nhận kiểm dịch, hun trùng, chất lượng (nếu có)
-
Tờ khai hải quan điện tử
✅ Lưu ý: Chứng từ phải khớp nhau 100% để tránh bị chậm thông quan hoặc từ chối thanh toán.
Đặt booking và vận chuyển hàng ra cảng
-
Booking container/hàng lẻ với hãng tàu, forwarder hoặc đại lý vận tải quốc tế.
-
Chuẩn bị đóng gói: chắc chắn, đúng tiêu chuẩn, ghi nhãn đầy đủ mã HS Code, mã kiện, xuất xứ,…
-
Vận chuyển hàng ra cảng/sân bay: tuân thủ lịch trình tàu và thời hạn cut-off.
Khai báo hải quan và làm thủ tục xuất khẩu
Đây là bước then chốt trong quy trình xuất khẩu hàng hóa:
-
Khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS.
-
Mở tờ khai tại Chi cục Hải quan nơi đăng ký.
-
Chờ phân luồng (Xanh – Vàng – Đỏ):
-
Luồng xanh: tự động thông quan.
-
Luồng vàng: nộp chứng từ giấy.
-
Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng hóa.
-
📌 Bạn có thể tìm hiểu thêm tại: Tổng cục Hải quan Việt Nam
Xem thêm: DỊCH VỤ LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN TẠI CẢNG CÁI MÉP – BÀ RỊA VŨNG TÀU
Giao hàng lên tàu và nhận vận đơn
Sau khi hoàn tất thủ tục:
-
Giao hàng cho hãng tàu hoặc forwarder.
-
Nhận vận đơn gốc – chứng từ cực kỳ quan trọng để thanh toán hoặc giao hàng ở cảng đích.
Ghi nhớ: Với điều kiện FOB, doanh nghiệp giao hàng tại cảng xuất. Với CIF, doanh nghiệp phải lo thêm vận tải và bảo hiểm hàng hóa.
Thanh toán và đối chiếu công nợ
-
Nếu thanh toán bằng T/T, người mua chuyển tiền trực tiếp.
-
Nếu bằng L/C, bạn nộp bộ chứng từ cho ngân hàng để kiểm tra và thanh toán.
-
Theo dõi thanh toán và xử lý tranh chấp (nếu có).
Hậu cần sau xuất khẩu và chăm sóc khách hàng
-
Theo dõi hàng hóa đến cảng đích, hỗ trợ xử lý nếu hàng bị kẹt, trễ hoặc hư hỏng.
-
Chăm sóc khách hàng, gửi thư cảm ơn, lấy phản hồi.
-
Lưu trữ hồ sơ, đánh giá hiệu quả đơn hàng để chuẩn bị cho đơn hàng tiếp theo.
Xem thêm: 5 Điều Cần Biết Khi Chọn Công Ty Vận Tải – Giữ Vững Hành Trình Thành Công!
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Xuất khẩu hàng hóa cần những chứng từ gì?
Tùy theo loại hàng và thị trường xuất khẩu, nhưng bộ chứng từ cơ bản gồm: Hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading), chứng nhận xuất xứ (C/O), và tờ khai hải quan điện tử.
Doanh nghiệp mới bắt đầu xuất khẩu cần chuẩn bị gì?
Doanh nghiệp cần đăng ký mã số xuất khẩu, tìm hiểu thị trường mục tiêu, xác định mã HS của sản phẩm, tìm kiếm khách hàng quốc tế uy tín và học cách làm chứng từ xuất khẩu hoặc hợp tác với đơn vị logistics chuyên nghiệp.
Thời gian làm thủ tục xuất khẩu mất bao lâu?
Nếu chứng từ đầy đủ và không có kiểm tra thực tế, thời gian khai báo hải quan và thông quan có thể chỉ mất từ 1–2 ngày. Tuy nhiên, nếu rơi vào luồng vàng hoặc đỏ, có thể mất 3–5 ngày tùy tình huống cụ thể.
Chi phí xuất khẩu bao gồm những gì?
Chi phí bao gồm: phí vận chuyển nội địa, cước quốc tế (biển/air), phí làm chứng từ, lệ phí hải quan, phí kiểm dịch, bảo hiểm hàng hóa và chi phí phát sinh nếu có (lưu container, lưu bãi…).
Có thể thuê dịch vụ trọn gói để xuất khẩu không?
Hoàn toàn có thể. Hiện nay nhiều công ty logistics cung cấp dịch vụ xuất khẩu trọn gói từ khâu tư vấn, chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan đến vận chuyển quốc tế. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế sai sót.
Kết luận
Quy trình xuất khẩu hàng hóa không chỉ đơn thuần là giao hàng ra nước ngoài mà là một chuỗi hoạt động phức tạp đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như kinh doanh, sản xuất, kế toán, chứng từ và logistics. Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng từng khâu để đảm bảo hàng hóa được xuất đi nhanh chóng, đúng luật, đúng thời hạn và đem lại hiệu quả kinh doanh tối ưu.
Việc hiểu rõ quy trình xuất khẩu từ A đến Z sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tiết kiệm chi phí và nâng cao uy tín trên thị trường quốc tế. Nếu bạn cần hỗ trợ về thủ tục xuất khẩu, khai báo hải quan hoặc dịch vụ logistics trọn gói, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu và đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp bạn.
Liên hệ
“Chúng tôi không chỉ vận chuyển hàng hóa – chúng tôi đồng hành cùng sự tăng trưởng của doanh nghiệp bạn.”
📞 Hotline: 0589.44.6789
📧 Email: dieudo@vantaitrangia.vn
🌐 Website: www.vantaitrangia.vn
Hãy để chúng tôi giúp bạn chinh phục hành trình logistics dễ dàng hơn bao giờ hết. Vận chuyển container chưa bao giờ nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm đến vậy.
👉 Đừng để đối thủ của bạn đi trước thêm một bước. Liên hệ ngay hôm nay!
