Các Loại Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Cần Biết

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, chứng từ là yếu tố quan trọng đảm bảo tính pháp lý, quyền lợi của các bên liên quan và giúp quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ. Việc nắm rõ các loại chứng từ xuất nhập khẩu không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và chi tiết về các loại chứng từ xuất nhập khẩu cần biết, bao gồm: vận đơn (Bill of Lading), chứng nhận xuất xứ (CO), hóa đơn thương mại (CI), phiếu đóng gói (Packing List) và nhiều loại khác.

Vì Sao Cần Hiểu Rõ Các Loại Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu?

Trong hoạt động thương mại quốc tế, chứng từ là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của một lô hàng xuất nhập khẩu. Việc thiếu hoặc sai sót chứng từ có thể khiến hàng bị giữ lại, phạt thuế, thậm chí mất uy tín với đối tác.

Vì vậy, việc hiểu và chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ xuất nhập khẩu cần thiết như vận đơn (Bill of Lading), chứng nhận xuất xứ (CO), hóa đơn thương mại (CI), phiếu đóng gói (Packing List) là điều không thể thiếu.

Vận Đơn (Bill of Lading – B/L)

Khái niệm:

Vận đơn là chứng từ vận tải do người vận chuyển phát hành để xác nhận đã nhận hàng và cam kết vận chuyển hàng hóa đến địa điểm đã thỏa thuận.

Vai trò:

• Là bằng chứng sở hữu hàng hóa.

• Là cơ sở để nhận hàng.

• Là tài liệu để làm thủ tục hải quan, thanh toán.

Phân loại:

• Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading): Phổ biến trong vận tải quốc tế bằng đường biển.

• Vận đơn đường hàng không (Air Waybill – AWB): Dùng cho vận chuyển bằng máy bay.

• Vận đơn đường bộ (CMR): Áp dụng cho vận tải đường bộ xuyên biên giới.

 

Chứng Nhận Xuất Xứ (Certificate of Origin – CO)

Khái niệm:

CO là chứng từ chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Vai trò:

• Xác định quốc gia sản xuất hàng hóa.

• Là cơ sở để áp dụng ưu đãi thuế quan (FTA).

• Hỗ trợ kiểm soát hàng nhập khẩu từ phía cơ quan hải quan.

Các loại CO phổ biến:

• CO Form A: Hàng xuất sang các nước cho ưu đãi GSP.

• CO Form E: Áp dụng cho hàng xuất khẩu trong khối ASEAN – Trung Quốc.

• CO Form D: Dùng trong khối ASEAN.

• CO mẫu thường (Non-preferential CO): Không có ưu đãi thuế nhưng vẫn xác nhận xuất xứ.

📌 Gợi ý: Bạn có thể xem thêm cách xin CO chi tiết tại website Vietrade.

Hóa Đơn Thương Mại (Commercial Invoice – CI)

Khái niệm:

Là hóa đơn do người bán phát hành cho người mua, thể hiện chi tiết giao dịch thương mại.

Nội dung chính:

• Tên, địa chỉ người bán và người mua.

• Số hóa đơn, ngày phát hành.

• Mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị.

• Điều kiện giao hàng (Incoterms), điều kiện thanh toán.

Vai trò:

• Căn cứ để xác định giá trị hải quan.

• Là tài liệu trong hồ sơ thanh toán quốc tế.

• Cần thiết cho việc xin cấp CO và khai báo hải quan.

Phiếu Đóng Gói (Packing List)

Khái niệm:

Packing List là bảng liệt kê chi tiết các mặt hàng, số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói trong từng kiện hàng.

Vai trò:

• Giúp kiểm tra hàng hóa khi giao nhận.

• Là cơ sở để kê khai hải quan.

• Hỗ trợ công tác kiểm đếm, bốc dỡ.

Thông tin thường có:

• Số phiếu, ngày lập.

• Chi tiết từng kiện hàng (số lượng, khối lượng, thể tích).

• Mô tả bao bì: Pallet, thùng carton, container…

Tờ Khai Hải Quan (Customs Declaration)

Khái niệm:

Là tờ khai thông tin hàng hóa, người xuất nhập khẩu, trị giá và các điều kiện giao hàng nhằm phục vụ thủ tục thông quan.

Phân loại:

• Tờ khai xuất khẩu.

• Tờ khai nhập khẩu.

Vai trò:

• Là thủ tục bắt buộc để hàng hóa được xuất nhập khẩu hợp pháp.

• Là cơ sở để cơ quan hải quan kiểm tra, tính thuế, cấp phép thông quan.

Xem thêm: Thủ Tục Nhập Khẩu Hàng Hóa Cập Nhật 2025: Hướng Dẫn Từng Bước và Lưu Ý Quan Trọng

Giấy Chứng Nhận Kiểm Định (Inspection Certificate)

Khái niệm:

Là chứng từ do tổ chức giám định cấp để xác nhận chất lượng, số lượng, quy cách hàng hóa theo hợp đồng.

Trường hợp áp dụng:

• Hàng hóa có yêu cầu kiểm tra trước khi xuất/nhập.

• Các ngành như nông sản, thủy sản, máy móc cũ…

Giấy Phép Xuất Nhập Khẩu

Một số loại hàng hóa nằm trong danh mục quản lý chuyên ngành cần có giấy phép của cơ quan chức năng (Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp…).

Ví dụ:

• Hóa chất, thiết bị y tế, thực phẩm chức năng.

• Hàng có điều kiện như vũ khí, vật liệu nổ.

Các Chứng Từ Khác

Ngoài các loại chứng từ chính kể trên, trong hoạt động xuất nhập khẩu còn có thể cần:

• Bản kê chi tiết hàng hóa (Detailed List).

• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Bắt buộc nếu theo điều kiện CIF.

• Hợp đồng mua bán (Sales Contract).

• Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O).

• Biên bản giao nhận hàng hóa (Minutes of Handover).

Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp nên thuê dịch vụ logistics trọn gói?

Một Số Lưu Ý Khi Chuẩn Bị Chứng Từ

• Đảm bảo thông tin đồng nhất giữa các chứng từ (tên hàng, số lượng, trọng lượng…).

• Kiểm tra kỹ các thông tin liên quan đến Incoterms, điều kiện thanh toán, mã HS.

• Sao lưu chứng từ thành nhiều bản, cả bản giấy và bản mềm để tránh thất lạc.

• Ký tên, đóng dấu đúng quy định, đặc biệt là với CO, CI, hợp đồng.

❓ Câu Hỏi Thường Gặp Về Các Loại Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu

Packing List và Commercial Invoice có bắt buộc phải giống nhau không?

Không bắt buộc phải giống nhau hoàn toàn, nhưng các thông tin chính như tên hàng, số lượng, đơn vị tính phải đồng nhất. Packing List tập trung vào quy cách đóng gói, còn CI thể hiện giá trị giao dịch. Nếu có sự sai lệch, hải quan có thể yêu cầu giải trình hoặc từ chối thông quan.

Không có CO thì có xuất khẩu được không?

Vẫn có thể xuất khẩu nếu hàng không nằm trong diện bắt buộc có CO. Tuy nhiên, việc thiếu CO có thể khiến hàng nhập khẩu không được hưởng ưu đãi thuế quan từ các hiệp định thương mại tự do (FTA), dẫn đến tăng chi phí cho đối tác nhập khẩu.

Bao lâu thì có thể xin được CO sau khi xuất hàng?

Tùy vào loại CO và quốc gia, thường có thể xin CO trước hoặc trong vòng 3–5 ngày sau khi hàng rời cảng. Tuy nhiên, tốt nhất nên chuẩn bị hồ sơ xin CO trước khi xuất hàng để tránh bị trễ tiến độ giao hàng hoặc thanh toán.

Hóa đơn thương mại có cần ký tên, đóng dấu không?

Có. CI phải có chữ ký và con dấu của người bán (xuất khẩu) để đảm bảo tính pháp lý, nhất là khi thanh toán qua L/C hoặc làm thủ tục hải quan. Trong trường hợp công ty không có dấu tròn, phải có chữ ký đại diện hợp pháp.

Chứng từ nào là quan trọng nhất trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu?

Không có chứng từ “quan trọng nhất” tuyệt đối, nhưng 4 loại bắt buộc và phổ biến nhất là:

• Vận đơn (B/L hoặc AWB)

• Hóa đơn thương mại (CI)

• Packing List

• Tờ khai hải quan
  Tùy theo loại hàng và thị trường, các chứng từ như CO, giấy phép nhập khẩu hoặc chứng nhận kiểm định cũng có thể bắt buộc.

Kết Luận

Trong chuỗi hoạt động xuất nhập khẩu, chứng từ đóng vai trò như “xương sống” kết nối giữa nhà cung cấp, người mua, hãng tàu, ngân hàng, cơ quan hải quan và các bên trung gian khác. Việc nắm vững và chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ xuất nhập khẩu như vận đơn, CO, CI, Packing List… sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro không đáng có và tăng tính chuyên nghiệp trong giao dịch quốc tế.

Liên hệ

“Chúng tôi không chỉ vận chuyển hàng hóa – chúng tôi đồng hành cùng sự tăng trưởng của doanh nghiệp bạn.”

📞 Hotline: 0589.44.6789

📧 Email: dieudo@vantaitrangia.vn

🌐 Website: www.vantaitrangia.vn

Hãy để chúng tôi giúp bạn chinh phục hành trình logistics dễ dàng hơn bao giờ hết. Vận chuyển container chưa bao giờ nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm đến vậy.

👉 Đừng để đối thủ của bạn đi trước thêm một bước. Liên hệ ngay hôm nay!